NIF e NIPC: Guia completo para particulares e empresas

O NIF (Número de Identificação Fiscal) e o NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva) são elementos utilizados para identificar contribuintes perante a Autoridade Tributária e Aduaneira.

O NIF é atribuído a pessoas singulares, sendo necessário para realizar operações como abrir conta bancária, celebrar contratos ou cumprir obrigações fiscais. Por outro lado, o NIPC destina-se a pessoas coletivas, isto é, empresas e associações, e funciona como o número de identificação fiscal dessas entidades.

Para quem pretende iniciar atividade em Portugal, seja como independente ou através da criação de uma empresa, é fundamental entender a diferença entre estes dois identificadores. Ao longo deste artigo, explicamos o que é o NIF, o que é o NIPC e em que situações estas são atualizações bem como as principais obrigações fiscais associadas.

O que é o NIF e para que serve

O NIF (Número de Identificação Fiscal) é um número único atribuído a cada contribuinte em Portugal e é utilizado para identificar pessoas singulares perante a Autoridade Tributária. É através deste número que o Estado regista rendimentos, acompanha o cumprimento das obrigações fiscais e associa despesas a benefícios fiscais.

Na prática, o NIF é necessário para situações do dia a dia, como:

• Celebrar contratos (de arrendamento ou serviços);
  
• Abrir uma conta bancária;
  
• Emitir ou solicitar faturas;
  
• Declarar rendimentos no IRS;
  
• Ter acesso a serviços públicos e apoio do Estado.

Além disso, o NIF permite também que os contribuintes registem despesas com benefício fiscal, como por exemplo: despesas de saúde, educação ou habitação.

Obrigações associadas ao NIF

A atribuição do NIF implica também o cumprimento de obrigações fiscais perante a Autoridade Tributária e Aduaneira. Estas obrigações incluem:

Declaração de rendimentos (IRS): Sempre que haja uma obtenção de rendimentos, é obrigatório apresentar a declaração anual do IRS nos prazos definidos;

• Atualizar dados pessoais (morada fiscal, estado civil…);

• Solicitação e validação de faturas: Sempre que realizar despesas, o titular do NIF deve solicitá-lo nas faturas, sendo depois responsável por validar essas despesas no e-Fatura;

• Cumprimento de obrigações como trabalhador independente (se aplicável): No caso de quem opta por abrir atividade, existem obrigações adicionais, como: emissão de recibos verdes, entrega de declarações periódicas do IVA (se aplicável), pagamento de contribuições à Segurança Social.

Como obter o NIF passo a passo

A obtenção do NIF é um processo rápido que exige o seguimento de alguns passos importantes. Existem duas formas principais de efetuar o pedido:

Online (apenas para cidadãos estrangeiros não residentes em Portugal sendo que é obrigatório um representante fiscal como intermediário):

1. Escolher o representante fiscal em Portugal;
   
2. Autenticar-se no Portal das Finanças com Chave Móvel Digital, Cartão de Cidadão ou NIF e senha;
   
3. Selecionar a opção no e-balcão “Atendimento por Marcação” e submeter o pedido de atribuição de NIF anexando os documentos requeridos;
   
4. Esperar a validação do pedido por parte da Autoridade Tributária e atribuição NIF através dos canais de contacto indicados.

Presencialmente

1. Dirigir-se a um balcão de atendimento das Finanças ou Lojas de Cidadão;
   
2. Apresentar a documentação necessária (Cartão de cidadão/Passaporte);
   
3. Indicar uma morada fiscal válida, que ficará associada ao NIF para efeitos fiscais e de comunicação;
   
4. Esperar a validação dos dados e a atribuição do NIF (que é atribuído na hora).

O que é o NIPC e quando é atribuído?

O NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva) é o número que identifica entidades jurídicas, como empresas, fundações ou outras organizações perante o Estado e outras entidades públicas. Ou seja, o NIPC funciona como um equivalente ao NIF para empresas, sendo que é igualmente essencial para o cumprimento das obrigações fiscais e operações financeiras.

O NIPC é formado por 9 dígitos, sendo que o primeiro dígito poderá ser:

• O número 5, no caso de entidades privadas;
  
• O número 6, no caso de entidades públicas;
  
• O número 9, no caso de pessoas coletivas irregulares ou de números provisórios.

O NIPC é atribuído após a inscrição da entidade no Ficheiro Central de Pessoas ColetivasVocê será redirecionado para outro site e ele abrirá em uma nova janela (base de dados pública gerida pelo Registo Nacional de Pessoas ColetivasVocê será redirecionado para outro site e ele abrirá em uma nova janela) , onde constam as informações sobre as pessoas coletivas com registo comercial em Portugal. Na maioria das vezes, este registo é efetuado de forma automática. No processo de constituição da entidade, os dados de identificação da entidade coletiva são transmitidos ao Registo Nacional de Pessoas Coletivas. Ou seja, a entidade fica automaticamente inscrita no FCPC e consequentemente, o NIPC é também atribuído após este registo automático.

O registo das empresas pode ser feito tanto no serviço Empresa OnlineVocê será redirecionado para outro site e ele abrirá em uma nova janela (através da plataforma Empresa 2.0 ou da Área da Empresa do portal e Portugal), como no serviço presencial Empresa na HoraVocê será redirecionado para outro site e ele abrirá em uma nova janela.

Como consultar ou validar um NIPC existente?

A validação e verificação do NIPC garante a credibilidade da entidade que evita riscos em contratos ou transações comerciais e pode ser feita através das seguintes fontes oficiais:

➔ Portal da Autoridade Tributária e Aduaneira, que permite validar o nº de identificação fiscal das entidades, nomeadamente emitir faturas ou verificar dados fiscais;

➔ Instituto dos Registos e do NotariadoVocê será redirecionado para outro site e ele abrirá em uma nova janela (IRN), onde é possível consultar informação sobre empresas como a denominação social, NIPC, a sede e a situação jurídica;

➔ Certidão Permanente do Registo ComercialVocê será redirecionado para outro site e ele abrirá em uma nova janela, que é o documento oficial que reúne os dados atualizados da entidade, que pode ser solicitado online mediante um código de acesso.

Principais diferenças entre NIF e NIPC

Embora ambos indicadores sejam utilizados como identificadores fiscais de contribuintes em Portugal, existem diferenças quanto à sua finalidade e utilização no sistema fiscal, conforme definido pela Autoridade Tributária e Aduaneira e pelo Instituto dos Registos e do Notariado.

Vamos às principais diferenças entre ambos:

Responsabilidades legais associadas a cada número

Tanto o NIF como o NIPC implicam um conjunto de responsabilidades legais e fiscais adaptadas ao tipo de contribuinte (pessoa singular ou coletiva).

Para titulares de NIF

• Declarar rendimentos através da entrega anual do IRS, caso aplicável;
• Pagar os impostos devidos;
• Comunicar alterações que sejam relevantes, como a mudança da morada fiscal ou do estado civil;
• Validar faturas no e-Fatura;
• Cumprir obrigações adicionais em caso de trabalhador independente (recibos verdes, IVA, contribuições).

Para titulares de NIPC

• Cumprir obrigações fiscais, como a entrega de IRC, IVA e retenções na fonte;
• Organizar e manter a contabilidade de acordo com a legislação:
• Emitir faturação;
• Registar e comunicar alterações societárias, como por exemplo a mudança de sede ou estrutura da empresa, junto do Instituto dos Registos e do Notariado;
• Cumprir obrigações laborais e contributivas, caso tenham trabalhadores.